¿Para qué sirve esta el OCR?
La funcionalidad de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) en tSoonLab es una tecnología avanzada que convierte documentos escaneados en texto digital editable de forma automática.
Te permite simplificar y acelerar la validación de la recepción de tus compras para garantizar que los costes de tus recetas se actualicen automáticamente con los precios más recientes de compra.
Video Tutorial: Recepción de Albaranes con OCR
En este vídeo, te mostramos cómo funciona la tecnología OCR de tSpoonLab para cargar, escanear y validar tus albaranes de compra de manera rápida y eficiente.
Pasos para Recibir Albaranes usando OCR
1.Acceso y Carga del Documento de Compra
En la sección Gestión > Compras.
Opciones de Carga del Archivo:
Carga Manual: Sube tu albarán o factura en formato PDF o JPG desde tu ordenador.
Carga Móvil: Utiliza la aplicación tSpoonFast para tomar una foto del albarán, y el documento aparecerá automáticamente en Compras creando un pedido automáticamente.
A. Desde Pedido Previo hecho en tSpoonLab:
Carga Manual: Localiza el pedido al que deseas adjuntar el albarán y ábrelo.
Dentro del pedido, busca la franja gris que identifica al proveedor. Haz clic en los tres puntos junto a esta franja. Selecciona la opción "Escanear albarán" ara adjuntar el documento al pedido.
Carga Móvil: Abre "pedidos pendientes" en la aplicación y selecciona el pedido al que quieres adjuntar el albarán y haz la foto del documento.
B. Sin Pedido Previo:
Carga Manual: Si no has generado el pedido en tSpoonLab, simplemente crea un Nuevo Pedido.
No es necesario añadir proveedor al pedido puesto que la aplicación detecta el proveedor a partir de la información del proveedor.
Una vez creado, haz clic en los tres puntos del pedido y selecciona "Escanear albarán".
Carga Móvil: Abre "scan" en la aplicación y haz la foto del documento.
2.Configuración y Lectura de Datos con OCR
Tras subir el documento, debes iniciar el proceso de lectura de datos.
*Recuerda: esta configuración solo es necesaria la primera vez para un nuevo proveedor, ya que el sistema la memoriza.
Haz clic en el botón 'Importar' (justo debajo del archivo cargado) para que el OCR comience a leer los datos.
Asignación de Campos: Se abrirá una hoja de cálculo con tu albarán previsualizado. Debes seleccionar manualmente las columnas del documento escaneado que corresponden a:
Código: El código identificativo del producto
Artículo: La descripción del producto.
Cantidad: Las unidades compradas.
Importe: El precio total.
Ajuste de Formato en decimales: Si es necesario, ajusta el formato de decimales (puntos o comas) para asegurar que la lectura de los importes sea correcta usando "separador de decimales/miles".
Haz clic en "Importar" para que los datos sean trasladados a la página de recepción del albarán.
3. Recepción
En la pantalla de Recepción, revisa y confirma los datos finales de la recepción.
Rellenar Información en cabecera: Completa campos importantes como el número de albarán, marca la casilla de "factura" (si aplica) y la fecha de recepción.
Selecciona todos los productos para marcarlos como recibidos y comprueba que las cantidades y el importe total (incluido IVA) coincidan con el albarán físico.
Adjudica un almacén y una cuenta de análisis si lo tienes configurado por línea del albarán.
Haz clic en Aceptar para completar el proceso.
Al finalizar la recepción, el sistema registra automáticamente las variaciones de precio en la ficha del producto, manteniendo tus costes siempre actualizados y precisos.
📢 Nota: Puedes volver a recibir el albarán si necesitas rectificar campos. Si se ha marcado el flag de factura, vas a poder editarla en el apartado de facturas dentro del proveedor.