¿Qué es, para qué sirve y cómo utilizar el OCR?
La funcionalidad de Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) en tSpoonLab es una tecnología avanzada que convierte documentos escaneados en texto digital editable de forma automática.
Te permite simplificar y acelerar la validación de la recepción de tus compras para garantizar que los costes de tus recetas se actualicen automáticamente con los precios más recientes de compra.
Recepción de albaranes con OCR
En este vídeo, te mostramos cómo funciona la tecnología OCR de tSpoonLab para cargar, escanear y validar tus albaranes de compra de manera rápida y eficiente.
Luego del videotutorial, encontrarás el paso a paso.
Paso a paso para recibir albaranes usando OCR
Carga de albaranes sin pedido previo
Dirígete a "Gestión" y luego haz clic en "Compras".
Opciones de carga:
Carga Manual: Entra en la carpeta de pedidos donde desees cargar el albarán. En los tres puntos, seleccionamos Escanear albaranes, cargamos el archivo PDF o JPG. No es necesario añadir proveedor al pedido puesto que la aplicación detecta el proveedor a partir de la información del proveedor.
Carga Móvil: Utiliza la aplicación de escaneo de albaránes de tSpoonLab (tSpoonFast) desde el móvil para tomar una foto del albarán, y el documento aparecerá automáticamente en Compras, creando un pedido automáticamente.
Carga de albaranes con pedido previo en tSpoonLab:
Dirígete a "Gestión" y luego haz clic en "Compras".
Opciones de carga:
Carga Manual: Localiza el pedido al que deseas adjuntar el albarán y ábrelo. Haz clic en los tres puntos. Selecciona la opción "Escanear albarán" para adjuntar el documento al pedido.
Carga Móvil: Abre "Pedidos pendientes" en la aplicación y selecciona el pedido al que quieres adjuntar el albarán y haz la foto del documento.
Configuración y lectura de datos con OCR
Tras subir un albarán, debes iniciar el proceso de lectura de datos y recepción de compra, para dar entrada a esos productos o herramientas a los almacenes digitales, y poder finalmente registrar como recibido el pedido.
Haz clic en el botón "Importar" para que el OCR comience a leer los datos. Este botón está ubicado justo debajo de la imagen del albarán.
Asignación de Campos: Se abrirá una hoja de cálculo con tu albarán previsualizado. Debes seleccionar manualmente las columnas del documento escaneado que corresponden a:
Código: El código identificativo del producto
Artículo: La descripción del producto.
Cantidad: Las unidades compradas.
Importe: El precio total.
Ajuste de Formato en decimales: Si es necesario, ajusta el formato de decimales (puntos o comas) para asegurar que la lectura de los importes sea correcta usando "separador de decimales/miles".
Haz clic en "Importar" para que los datos sean trasladados a la página de recepción del albarán.
📌 Nota: Esta configuración solo es necesaria la primera vez para un nuevo proveedor, ya que el sistema la memoriza.
Recibir un albarán tras la importación
Luego de importar el albarán, surgirá la ventana de recepción del pedido. Revisa y confirma los datos finales de la recepción.
Rellenar información en cabecera: Completa campos importantes como el número de albarán, marca la casilla de "factura" (si aplica) y la fecha de recepción.
Selecciona todos los productos para marcarlos como recibidos y comprueba que las cantidades y el importe total (incluido IVA) coincidan con el albarán físico.
Adjudica un almacén y una cuenta de análisis si lo tienes configurado por línea del albarán.
Haz clic en "Aceptar" para completar el proceso.
📢 Atención: Al finalizar la recepción, el sistema registra automáticamente la entrada del producto en el almacén, también las variaciones de precio en la ficha del producto, manteniendo tus costes siempre actualizados y precisos.
📌 Nota: Puedes volver a recibir el albarán si necesitas rectificar campos. Si se ha marcado la casilla de factura, vas a poder editarla en el apartado de facturas dentro del proveedor.
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