¿Para qué sirve conciliar facturas con albaranes y cómo hacerlo?
La conciliación en tSpoonLab permite agrupar uno o varios albaranes de entrega bajo una única factura oficial del proveedor facilitando que puedas validar importes para asegurar que la factura coincide con lo recibido físicamente, controlar el gasto evitando errores en el cobro y automatizar la contabilidad al simplificar la exportación de datos para tu gestoría
¿Cómo conciliar facturas en tSpoonLab?
En este video te mostramos como conciliar facturas con uno o varios albaranes, para cerrar el ciclo de cada pedido. Puedes seguir el paso a paso descrito luego del video.
Paso a paso para conciliar facturas
Acceso a la ficha del proveedor
Dirígete a "Gestión" y luego haz clic en "Proveedores".
Selecciona el proveedor con el que deseas realizar la conciliación.
Desliza hasta el final de la ficha del proveedor hasta encontrar el apartado de "Últimas facturas". Haz clic en los 3 puntos del recuadro y selecciona "Añadir factura".
Añade los datos de la factura
En la ventana emergente, completa la información oficial del documento:
Número de factura: Introduce manualmente el número de serie de la factura.
Número de documento: Añade la referencia interna si aplica.
Forma de pago: Selecciónala del desplegable. Si no existe, recuerda que puedes crear una nueva directamente desde aquí.
Asociar archivo: Haz clic para subir la factura en formato PDF o JPG previamente guardada en tu ordenador.
Completa las Fechas: Fecha de factura, la Fecha de contabilización y la Fecha de vencimiento.
Añade Albaranes: Haz clic en el campo Albarán. Se abrirá una ventana emergente con todos los albaranes recibidos (no facturados) de este proveedor.Marca los albaranes que quieres incluir en esta factura y pulsa Aceptar.
Edición rápida de los albaranes: Si necesitas corregir algo, usa los 3 puntos de cada línea de albarán para editarlo o gestionar incidencias.
Comprobación de totales: Revisa que la base imponible y el IVA coincidan con el papel.
Conceptos adicionales: Si la factura incluye transporte, tasas o retenciones, puedes añadirlos manualmente en la sección de Bases. Haz clic en Aceptar para guardar la factura.
📌 Nota: Si no encuentras un albarán al intentar conciliar, asegúrate de que no esté ya asociado a otra factura o en estado de Pausa.
Cambio de estado de factura y exportación .XLSX
Una vez creada la factura, puedes gestionarla desde el listado general:
Cambio de estado: Haz clic en los 3 puntos de la línea de la factura para cambiar su estado (Validada, Contabilizada y Pagada).
Exportación .XLSX: Para extraer la información, selecciona los 3 puntos junto al buscador y elige "Exportar facturas .XLSX". Configura el año, el periodo y pulsa "Aceptar".
📢 Atención: Recuerda que los documentos .XLSX generados en la exportación son registros informativos y no son modificables una vez descargados para mantener la integridad de los datos.
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