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Conciliación de Albaranes con Facturas de Compras 📄

Aprende a agrupar tus albaranes recibidos bajo facturas oficiales para validar importes.

Escrito por Eva De Gil Nicolas
Actualizado hoy

¿Para qué sirve esta función?

La conciliación en tSpoonLab permite agrupar uno o varios albaranes de entrega bajo una única factura oficial del proveedor facilitando que puedas validar importes para asegurar que la factura coincide con lo recibido físicamente controlar el gasto evitando errores en el cobro y automatizar la contabilidad al simplificar la exportación de datos para tu gestoría

Video Tutorial: Pasos para conciliar facturas en tSpoonLab

Pasos para conciliar facturas

1.Acceso a la ficha del Proveedor

  1. Dirígete a la sección Gestión > Compras > Proveedores.

  2. Selecciona el Proveedor con el que deseas realizar la conciliación.

  3. Desliza hasta el final de la ficha del proveedor hasta encontrar el apartado de 'Últimas facturas'.

  4. Haz clic en los 3 puntos del recuadro y selecciona "Añadir factura".

2.Añadir Datos

En la nueva pestaña, completa la información oficial del documento:

  1. Número de factura: Introduce manualmente el número de serie de la factura.

  2. Número de documento: Añade la referencia interna si aplica.

  3. Forma de pago: Selecciónala del desplegable. Si no existe, recuerda que puedes crear una nueva directamente desde aquí.

  4. Asociar archivo: Haz clic para subir la factura en formato PDF o JPG previamente guardada en tu ordenador.

  5. Completa las Fechas: Fecha de factura, la Fecha de contabilización y la Fecha de vencimiento.

  6. Añade Albaranes: Haz clic en el campo Albarán. Se abrirá una ventana emergente con todos los albaranes pendientes (no facturados) de este proveedor.Marca los albaranes que quieres incluir en esta factura y pulsa Aceptar.

  7. Edición rápida de los albaranes: Si necesitas corregir algo, usa los 3 puntos de cada línea de albarán para editarlo o gestionar incidencias.

  8. Comprobación de totales: Revisa que la base imponible y el IVA coincidan con el papel.

  9. Conceptos adicionales: Si la factura incluye transporte, tasas o retenciones, puedes añadirlos manualmente en la sección de Bases. Haz clic en Aceptar para guardar la factura.

5.Cambio de Estado de factura y Exportación XLSX

Una vez creada la factura, puedes gestionarla desde el listado general:

  1. Cambio de estado: Haz clic en los 3 puntos de la línea de la factura para cambiar su estado (Validada, Contabilizada y Pagada)

  2. Exportación XLSX: Para extraer la información, selecciona los 3 puntos junto al buscador y elige "Exportar facturas XLSX". Configura seguidamente el año, el periodo y los flags y pulsa Aceptar.

📌 Consejos y Solución de Problemas

Tip: Al exportar, puedes marcar el flag para que las facturas queden registradas automáticamente como "Contabilizadas" en el sistema.

Consideración: Recuerda que los documentos Excel generados en la exportación son registros informativos y no son modificables una vez descargados para mantener la integridad de los datos.

Error común: Si no encuentras un albarán al intentar conciliar, asegúrate de que no esté ya asociado a otra factura o en estado "Borrador".

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