¿Para qué sirven las Agrupaciones y cuál es su función principal?
Las agrupaciones en tspoonlab sirven para empaquetar, organizar y valorar económicamente ofertas gastronómicas combinadas (como menús del día, caterings, banquetes o buffets).
Su funcionalidad principal es calcular el coste exacto de un menú en perfecta sincronía con la selección de platos en el TPV (Terminal Punto de Venta), garantizando que la elección real del comensal descuente correctamente la materia prima de tus almacenes. Además, actúa como el motor central del negocio para planificar servicios, gestionar la producción en cocina, generar expediciones, automatizar compras y organizar de forma eficiente a todo tu equipo de trabajo.
Principales funciones de este módulo:
Sincronización TPV y cálculo inteligente: Adapta el Food Cost real al consumo del cliente aplicando promedios aritméticos o porcentajes de popularidad según la regla de cálculo que elijas.
Planificación, compras y producción: Permite calcular el volumen de producción que necesita la cocina, generar pedidos automatizados para proveedores y definir precios de venta estratégicos.
Organización del trabajo: Estructura la operativa diaria de tu equipo mediante la generación automática de checklists de producción y necesidades de material, organizadas por partidas de cocina según los platos que componen el menú.
Máxima flexibilidad modular: Permite combinar en un mismo espacio platos finales, materias primas (ingredientes en crudo), elaboraciones intermedias (salsas, fondos) e incluso herramientas de servicio no comestibles.
Control del coste: Muestra al instante el coste de tu agrupación. Estos valores se actualizan de forma automática a través de tus albaranes de compra o se pueden congelar fijando una fecha concreta en el sistema, protegiendo así el presupuesto de tus eventos frente a las fluctuaciones del mercado.
Introducción a las agrupaciones
Este vídeo tutorial sobre el módulo de agrupaciones muestra visualmente cómo estructurar, añadir platos y gestionar tus agrupaciones en tspoonlab.
Paso a paso para configurar y añadir una agrupación en tspoonlab
Para configurar y crear una nueva agrupación en la plataforma, debes registrar primero los datos básicos en la ficha de la agrupación antes de desglosar sus platos o secciones operativas.
Crear la ficha de la agrupación
Dirígete a "Oferta" y luego haz clic en "Agrupaciones".
Haz clic en el menú de los tres puntos en el buscador de la izquierda de la pantalla. Selecciona la opción "Añadir agrupación".
En la ventana emergente, introduce el Nombre de tu oferta o servicio (por ejemplo: Menú del Día Semanal o Catering Boda).
Configura el campo Fecha según tus necesidades de coste:
Si seleccionas un día concreto: El sistema congela los costes de producción. Las variaciones de precio del mercado no afectarán al histórico de ese evento cerrado.
Si dejas la fecha en blanco (vacía): El menú queda libre de calendario y recalculará el coste constantemente con cada actualización de precios en tus albaranes de compra.
Rellena los campos de la ficha según las especificaciones operativas de tu servicio:
Nombre alternativo: Asigna una denominación secundaria para identificar la agrupación fácilmente dentro de la plataforma.
Tipo de agrupación: Clasifica la naturaleza de tu oferta gastronómica (Menú del día, Buffet, Banquete o Catering).
Línea de negocio: Vincula la agrupación a un centro de beneficio específico de tu empresa (Restaurante, Eventos privados o Delivery).
Turno: Define el momento del día en que se ejecutará el servicio o la producción (Desayuno, almuerzo, merienda o cena).
Coste límite: Fija el presupuesto máximo de materia prima permitido por comensal; el sistema emitirá una alerta visual si el escandallo supera este límite de rentabilidad.
Recalcular coste: Interruptor que, al estar activo, permite que tspoonlab actualice automáticamente el coste de la agrupación tomando como referencia la fecha del evento.
Semanal: Casilla de verificación para marcar menús o ruedas de producción recurrentes que se repiten de forma fija cada semana.
Finaliza haciendo clic en "Aceptar" para generar la ficha de la agrupación.
En la sección de "Elaboraciones" dentro de la ficha de la agrupación, haz clic en el menú desplegable y selecciona "Editar".
Puedes editar los apartados de "Primeros", "Segundos" y "Postres", o mantenerlos, si aplican a tu menú. Haz clic en "Productos" y selecciona las opciones para cada apartado.
Selecciona la opción del 'tipo' según el método de elección y reglas de cálculo de coste:
Todo incluido: El comensal consume absolutamente todos los platos listados en la sección. El sistema calcula el coste realizando una suma directa de todos los ítems incluidos en ese grupo.
Solo uno a escoger: El cliente elige una única opción de entre todas las disponibles en la sección. El sistema calcula una media aritmética simple de los platos y te muestra de forma visual cuál es la opción más económica y cuál la más cara.
Solo uno a escoger (Con %): El comensal elige un solo plato de la sección. El sistema calcula una media ponderada basada estrictamente en el porcentaje de popularidad o éxito de venta real que asignes a cada plato.
A escoger: El cliente puede elegir varias opciones dentro de la sección, respetando el número exacto de platos permitidos que tú configures. El coste se obtiene calculando un promedio que toma en cuenta la cantidad de platos permitidos entre todas las opciones disponibles.
A escoger (Con %): El comensal tiene permitido elegir varias opciones dentro del grupo. El sistema determina el coste cruzando las múltiples elecciones permitidas con sus porcentajes de consumo estimados.
A escoger repitiendo: El cliente puede elegir varias opciones dentro del límite fijado y tiene la posibilidad de repetir el mismo plato dentro de su elección. El coste se ajusta automáticamente para reflejar el impacto financiero que genera consumir un mismo producto más de una vez.
A escoger repitiendo (Con %): El comensal puede elegir varias opciones y repetir el mismo plato. tspoonlab procesa el impacto proporcional de cada plato multiplicándolo por la cantidad de elecciones permitidas y cruzándolo con tus porcentajes de popularidad estimados para asegurar un reflejo financiero exacto.
Selecciona 'aceptar' para confirmar.
📢 Atención: No utilices la opción "Todo incluido" en los apartados si los platos ya se marcan de forma individual en el TPV, o provocarás un doble descuento de stock.
¿Cómo exportar informes y documentos de una Agrupación?
Exportar la documentación de tus agrupaciones en tspoonlab te permite extraer al instante toda la información clave para coordinar la operativa de pedidos, la preparación en cocina, el control de checklists y el análisis detallado de los escandallos.
Para descargar estos informes, sigue esta ruta en la plataforma:
Dirígete al módulo Oferta y entra en la sección Agrupaciones.
Localiza y selecciona la agrupación que deseas consultar a través del buscador.
Haz clic en el menú desplegable de los tres puntos situado en la parte superior derecha de la pantalla y elige la opción de descarga o el formato de informe que necesites según tu objetivo de trabajo:
Opciones de exportación en agrupaciones disponibles:
Exportar ficha de producción: Descarga un documento operativo optimizado para la cocina que detalla las cantidades totales de materias primas que se deben procesar para el número de comensales (Pax) establecido.
Exportar agrupación: Genera un resumen estructurado que muestra la composición general del menú, sus secciones operativas y los platos seleccionados, con coste mínimo y alérgenos.
Exportar escandallo: Muestra un informe de costes resumido que detalla el coste de materia prima base por comensal y por la totalidad de comensales de cada elaboración incluida en el menú.
Exportar escandallo detallado: Muestra un informe de costes completo que detalla el coste de materia prima base por comensal y por la totalidad de comensales de cada elaboración, sus producciones y mermas incluida en el menú.
Exportar checklist de intermedias y finales: Emite una lista de verificación simple para el equipo de cocina con todas las elaboraciones previas y platos terminados que deben estar listos para el servicio.
Exportar checklist de intermedias y finales por partida: Genera la lista de verificación de platos organizada de forma segmentada según las áreas de trabajo de la cocina (ejemplo: cuarto frío, fuegos o pastelería).
Exportar checklist de intermedias y finales por grupo: Organiza la lista de tareas y elaboraciones agrupándolas según la categoría comercial del menú (primeros, segundos o postres).
Exportar checklist de herramientas: Descarga un listado técnico del utillaje y equipamiento específico que el personal de cocina necesitará para llevar a cabo la producción del menú.
Exportar checklist por partida: Emite una hoja de tareas de control logístico dividida exclusivamente por las diferentes zonas o partidas de producción del establecimiento.
Exportar hoja de pedidos: Genera automáticamente la lista de la compra global con las cantidades netas de materia prima necesarias para que el departamento de compras emita las órdenes a los proveedores.
Exportar hoja de pedidos por grupo: Descarga el listado de compras de ingredientes organizado de forma clasificada según las familias de productos o categorías de proveedores de tu almacén.
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