¿Qué son las plantillas de agrupaciones y cómo utilizarlas?
Si te preguntas para qué sirven las plantillas de agrupaciones y cómo puedes usarlas, la respuesta es sencilla: en tspoonlab, estas herramientas funcionan como modelos atemporales o "bases" diseñadas para planificar, estandarizar y presupuestar la oferta gastronómica de tu negocio (como banquetes, caterings o menús especiales) sin asociarlas a un día concreto del calendario. Con un sólo clic, podrás presupuestar y posteriormente generar una agrupación para una boda, un desayuno empresarial o un buffet de un hotel.
Paso a paso para crear una plantilla de agrupación
Para comenzar el proceso de creación de una plantilla de agrupación en tspoonlab, dirígete al menú principal, accede al bloque de "Oferta" y haz clic en "Agrupaciones". Haz clic en el menú desplegable de los tres puntos en el buscador a la izquierda de la pantalla y selecciona "Nueva plantilla".
Introduce el nombre de tu plantilla modelo (ej: "Banquete empresarial") en "Agrupación" y completa los campos de control de la ficha técnica según las necesidades de tu establecimiento:
Nombre alternativo: Denominación interna secundaria para organizar tus plantillas en los listados generales del sistema.
Día de la semana: Selector específico que te permite asignar este modelo de menú a una jornada fija del calendario semanal (por ejemplo, establecer que la plantilla es exclusivamente para los "Martes").
Tipo de agrupación: Clasificación de la naturaleza del servicio base (Buffet, banquete, menú del día o catering).
Línea de negocio: Centro de beneficio al que se imputará la oferta (restaurante, eventos o servicio de delivery).
Turno: Momento del día en el que se ejecuta la producción.
Cantidad: Volumen base de cálculo (se recomienda dejar fijado en 1 Pax, o el mínimo que requiere tu negocio para dar ese servicio).
Coste límite: Presupuesto máximo de materia prima permitido por comensal para que el sistema emita una alerta si tus escandallos superan ese umbral de rentabilidad.
Semanal: Casilla de verificación que se activa para indicarle al sistema que esta plantilla forma parte de una grupo de menús que se repiten o no de manera fija cada semana.
Finaliza haciendo clic en "Aceptar" para generar de forma oficial la ficha de la plantilla de agrupación.
En la sección de "Elaboraciones" dentro de la ficha de la agrupación, haz clic en el menú desplegable y selecciona "Editar".
Puedes editar los apartados de "Primeros", "Segundos" y "Postres", o mantenerlos, si aplican a tu menú. Haz clic en "Productos" y selecciona las opciones para cada apartado.
Selecciona si la opción es:
Todo incluido: El comensal consume absolutamente todos los platos listados en la sección. El sistema calcula el coste realizando una suma directa de todos los ítems incluidos en ese grupo.
Solo uno a escoger: El cliente elige una única opción de entre todas las disponibles en la sección. El sistema calcula una media aritmética simple de los platos y te muestra de forma visual cuál es la opción más económica y cuál la más cara.
Solo uno a escoger (Con %): El comensal elige un solo plato de la sección. El sistema calcula una media ponderada basada estrictamente en el porcentaje de popularidad o éxito de venta real que asignes a cada plato.
A escoger: El cliente puede elegir varias opciones dentro de la sección, respetando el número exacto de platos permitidos que tú configures. El coste se obtiene calculando el promedio de los platos disponibles y multiplicándolo por la cantidad de elecciones permitidas.
A escoger (Con %): El comensal tiene permitido elegir varias opciones dentro del grupo. El sistema determina el coste utilizando los porcentajes de consumo configurados para cada plato.
A escoger repitiendo: El cliente puede elegir varias opciones dentro del límite fijado y tiene la posibilidad de repetir el mismo plato dentro de su elección. El coste se ajusta automáticamente para reflejar el impacto financiero que genera consumir un mismo producto más de una vez.
A escoger repitiendo (Con %): El comensal puede elegir varias opciones y repetir el mismo plato. tspoonlab procesa el impacto proporcional de cada plato multiplicándolo por la cantidad de elecciones permitidas y cruzándolo con tus porcentajes de popularidad estimados para asegurar un reflejo financiero exacto.
Guarda los cambios de la distribución haciendo clic en el botón "Aceptar".
Ahora ya tienes tu plantilla para posteriormente generar agrupaciones con fecha cada vez que un cliente contrate este servicio.
📌 Nota: Puedes editar los platos, ingredientes y porcentajes de distribución de tu plantilla en cualquier momento desde el menú desplegable de la sección "Elaboraciones Finales". Los cambios se aplicarán de inmediato a los nuevos eventos que generes a partir de ella.
¿Cómo generar una agrupación con fecha a partir de una plantilla de agrupaciones de tspoonlab?
Aplicar una plantilla de agrupación en tspoonlab para transformarla en un evento real es un proceso inmediato que te permite clonar tu plantilla base para transformarla en un evento real.
Dirígete a "Oferta" y luego al módulo de "Agrupaciones", localiza en tu listado de plantillas en el panel izquierdo, y haz clic sobre el modelo base que deseas utilizar.
En la barra superior de la ficha, haz clic en el botón "Generar agrupación de plantilla".
En el formulario emergente, introduce el nombre del servicio definitivo (ej: "Banquete empresarial 22/06"), selecciona en el calendario la fecha exacta de la jornada (para que el sistema congele los costes de ese día). Luego haz clic en el casillero para incluir las categorías del menú que deseas e introduce el número de comensales reales (Pax) para cada categoría.
Puedes desplegar las categorías y no incluir alguna de las elaboraciones seleccionadas en la plantilla.
Haz clic en el botón "Aceptar". Al confirmar la operación, el software cerrará la ventana emergente y te llevará de forma automática a la ficha de la agrupación con fecha independiente.
Ya tienes tu agrupación, generada desde una plantilla de agrupaciones, lista para coordinar tus checklists por partidas y descargar la hoja de pedidos exacta para tus proveedores.
💡 Consejo: Al diseñar una plantilla para banquetes o caterings, te recomendamos registrar la cantidad base estrictamente en 1 Pax (un comensal). Esto crea una proporción matemática limpia que facilita que el sistema escale las compras de forma exacta.
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