Este árticulo os enseñará cómo debemos gestionar un evento. Desde la definición del menú y la presentación del presupuesto hasta la producción del mismo.

Debemos tener en cuenta que para gestionar un evento no solo tenemos que gestionar los aperitivos y platos que vamos a servir. Debemos tener en cuenta otros aspectos como el menaje, los extras de cocina o sala y muchos otros gastos que se pueden generar como alquiler de maquinaria, furgonetas, flores, comisiones, alquileres de locales.

Para poder calcular la rentabilidad de un evento debemos tener en cuenta dos tipos de gastos: los gastos variables que nunca se generarian si no sirvieramos el evento y los gastos fijos o de estructura que siempre tenemos.

Cada evento nos generará unos ingresos que se corresponden a la base imponible facturada al cliente para ese evento.

Definiremos

Lo primero que tenemos que hacer es crear todos los gastos extra asociados al evento.

Estos gastos son distintos a los gastos de comida ya que el precio varia según el proveedor y no se puede establecer un precio por el servicio. Para un calcular el precio de un ingrediente podemos optar que este sea el de la última compra que hemos realizado o una media de los precios de compra del último año. Este criterio no es válido para los servicios ya que en este caso el precio varia según el proveedor al que se solicita. Pongamos un ejemplo para menaje. Al cliente se le ofrece la posibilidad que escoja entre dos vajillas distintas que nosotros alquilamos a dos proveedores. El proveedor A nos alquila a un precio y el proveedor B a otro. El coste para ese evento lo determina el concepto de gasto de vajilla sino también el proveedor. En tSpoonLab este concepto se corresponde al tipo de coste  "coste fijo". 

Pensemos en un caso un poco más complejo además de tener dos opciones de alquiler nuestra empresa tiene también su propia vajilla. Esta vajilla tiene un coste de compra y debemos calcular el número de usos que le damos antes de reponerla. Lo que queremos obtener es que coste imputamos a un evento por la propia vajilla

Una vez tenemos todos nuestros gastos registrados definimos una plantilla de menaje. Una plantilla es una lista de los diferentes elementos que el cliente puede necesitar. Cuando concretemos el evento concretaremos cada uno de los elementos de la plantilla y se generarà el coste

Crearemos tantas plantillas como aspectos queramos concretar: Comida, Menaje, Gastos de personal, Flores, Wedding Planners,  Alquiler de locales, Transporte.

Para calcular el coste estimado de un banquete debemos generar una propuesta concretando cada una de las plantillas que hemos definido. Acabaremos generando diferentes menús. Uno para comida, otro para menaje y así sucesivamente. 

Estos menús nos van a permitir además de saber el coste generar los pedidos de nuestras necesidades a los proveedores.

Generar pedidos de menaje

Una vez hemos concretado el evento debemos generar los pedidos a los proveedores. El pedido puede generarse desde el mismo menú

Planificación de la producción del evento

Vamos a planificar los trabajos de cocina que tenemos que hacer toda la semana. Esos trabajos los generaremos en base a los menús que hemos creado para  los eventos de la semana

Vemos que nos aparecen los platos que tenemos que producir el dia del  evento. Cada uno de estos platos tiene asociados unas recetas y unos ingredientes. Los generamos. Una vez generadas tenemos que intentar agrupar las recetas y modificarlas en funcion del stock que ya disponemos y asignarles un dia de producción.

Una vez hemos establecido que recetas hay que producir, que días y en que cantidad generaremos los ingredientes que necesitamos para ese día.
El siguiente paso es generar el pedido. Para ello arrastraremos los proveedores de cada día según necesitemos. Los secos los pediremos una vez por semana y los frescos los pediremos dos o tres días según decidamos.

Producción y etiquetado

Una vez hemos planificado la semana y hemos asignado las producciones a sus correspondientes dias tenemos que generar las producciones para cada partida.

Para aquellas recetas que hemos agrupado nos aparecera el total a producir y la cantidad que necesitaremos para cada evento. Iniciamos las producciones y una vez finalizadas imprimimos las etiquetas. Observamos que nos genera etiquetas para cada evento.

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Tenemos todas nuestras recetas producidas y etiquetadas para el evento. Lo hemos separado en distintas zonas o carros de nuestras neveras o almacenes y ahora tenemos que cogerlo todo para preparar los emplatados.
Vamos al menú y seleccionamos la opción exportar el check list de platos y recetas. Lo imprimimos y vamos cogiendo cada uno de los elementos de la lista. Las recetas las vamos a encontrar con su etiqueta correspondiente con el nombre del evento y la cantidad.