¿Qué es la Trazabilidad?
Todo producto adquirido a un proveedor tiene la obligatoriedad de estar identificado con un número de lote, el cual permite asociar una partida concreta de mercancía a una compra específica.
En el albarán: El número de lote debe figurar impreso obligatoriamente.
En el producto: Debe constar una etiqueta que incluya el lote, los alérgenos, las trazas, los ingredientes, el registro sanitario y la información nutricional.
¿Cuándo es obligatoria la trazabilidad?
A nivel general, una empresa gastronómica está obligada a llevar un registro estricto de trazabilidad cuando el producto no se consume en el propio establecimiento (por ejemplo, en servicios de catering, delivery o distribución). Otros parámetros que determinan esta obligatoriedad son el volumen de producción y el porcentaje de facturación derivado de las ventas externas.
Trazabilidad Inversa: Consiste en la capacidad de identificar, a partir del número de lote de un producto final, todos los lotes de los ingredientes y productos intermedios utilizados en su elaboración. Es crucial para aislar y retirar del mercado partidas específicas en caso de una alerta sanitaria.
Recepción de Mercancías
La recepción de pedidos es el punto de partida donde se registran los números de lote de las materias primas compradas. En tSpoonLab, tendrás dos opciones para generar lotes al recibir tus albaranes:
El número de lote será la fecha del albarán (por defecto)
El número de lote será el del proveedor
Para configurar la segunda opción:
Vé a "Configuración".
Desactiva la opción de "El número de lote será la fecha del albarán" y la de "Arrastrar número de lote de la primera entrada".
Recepción con número de lote por fecha de albarán (Recomendada):
Ve a "Gestión" y luego "Compras" y localiza la compra que vas a recibir. Haz clic en "Recibir".
No tendrás que seleccionar Lote, ya que se generará automáticamente, al aceptar la recepción de la compra.
Recepción con número de lote por número de lote del proveedor:
Ve a "Gestión" y luego "Compras" y localiza la compra que vas a recibir. El escaneo no registrará el número de lote, por lo que deberás configurarlo desde la ficha del proveedor.
Vé a "Gestión" y luego "Proveedores". Selecciona el proveedor correspondiente, en el menú desplegable de puntitos, selecciona "Editar proveedor".
Ve hacia abajo, busca la opción "Importar número de lote" y actívala.
Vuelve al pedido, y en el menú desplegable de la compra, selecciona "Reescanear". Verás que el escaneo a detectado los números de lote del proveedor.
Etiquetado inteligente (Códigos QR)
Para evitar la pérdida de información cuando la mercancía se desembala o se cambia de recipiente en el almacén, se recomienda el uso de etiquetas dinámicas:
En el mismo pedido, selecciona la opción "Imprimir etiquetas".
Introduce la cantidad de etiquetas que necesitas (dependiendo de cómo organices el almacenaje del producto) y la fecha de caducidad.
El sistema generará etiquetas con un código QR vinculado al lote para agilizar los procesos de cocina posteriores.
Trazabilidad en producciones
Llevar la trazabilidad implica que todo lo que se produce internamente debe generar su propio número de lote, registrando a su vez qué lotes de ingredientes se han consumido.
Entrada: Para cada ingrediente utilizado, se anota su lote o escanea el código QR con un lector.
Salida: Al finalizar la producción, tSpoonLab genera un número de lote propio para esa elaboración y permite imprimir sus etiquetas correspondientes.
Dirígete a "Gestión", luego a "Producción" y selecciona la producción que deseas comenzar. Haz clic en el botón "Iniciar".
Se generará un número de lote automáticamente, con la fecha de la producción. Puedes cambiarlo si lo deseas.
Al hacer clic en el botón "Finalizar", el lote de la producción se generará, y podrás imprimir las Etiquetas, con su numero de lote correspondiente.
Al ver la composición de la producción, podrás visualizar los números de lote de cada producto utilizado en la misma.
Producciones Intermedias y Finales
Siguen la misma mecánica. Las finales se procesan registrando tanto los lotes de los ingredientes directos de proveedores como los lotes de las producciones intermedias utilizadas.
Expedición de los Productos
Al igual que los proveedores están obligados a declarar sus lotes, debemos informar a los clientes los lotes de nuestros artículos en los albaranes de salida.
Ve a "Gestión", luego a "Ventas" y genera una "Nueva venta" desde el menú desplegable.
Genera la venta seleccionando el Cliente y los productos a enviar, luego en el menú desplegable selecciona la opción "Enviar".
Anota los números de lote de los productos que se van a despachar. Si se envían productos de lotes diferentes en el mismo pedido, detalla las cantidades exactas que salen de cada lote.
Ejercicio Práctico de Aprendizaje
Para dominar el flujo completo de trazabilidad en la plataforma, realiza la siguiente simulación de inicio a fin:
[Cliente y Precio] ➔ [Planificación y Compra] ➔ [Recepción y Lotes] ➔ [Producción] ➔ [Venta y Envío]
Paso 1: Crea un cliente en el sistema, asóciale uno de tus productos finales y fija su precio de venta.
Paso 2: Añade dicho producto a la sección de Planificación y genera las compras automatizadas de sus ingredientes para asegurar el stock.
Paso 3: Realiza la recepción de las compras generadas. Añade los números de lote de los proveedores o la propia (asegúrate de ingresar más de un lote para al menos uno de los ingredientes para practicar el desdoblamiento).
Paso 4: Regresa a Planificación, genera las órdenes de producción y ejecútalas registrando los lotes de los ingredientes (manualmente o mediante el QR simulado).
Paso 5: Recibe un pedido del cliente creado, comprueba que dispones de stock suficiente en el almacén y realiza la Expedición/Envío asociando el lote final generado en tu cocina.
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