Que es la trazabilidad
Todo producto que compramos para nuestra empresa tiene la obligatoriedad de tener un número de lote. Este número de lote que nos debe proporcionar el proveedor permite identificar una partida de un producto en concreto que le hemos comprado.
Los número de lote deben siempre aparecer obligatoriamente en el albarán y en los productos debe haber una etiqueta donde además del número de lote aparecen los alérgenos, las trazas, los ingredientes, el registro sanitario y la información nutricional.
En determinados casos una empresa gastronómica puede tener la obligatoriedad de llevar la trazabilidad. A nivel general y sin entrar en detalles esto se produce cuando nuestro producto no es consumido en nuestro propio establecimiento sino que se consume fuera del mismo. Hay también otros parámetros a tener en cuenta para determinar esa obligatoriedad como el porcentaje respecto a la facturación de nuestros productos que se consume fuera de nuestro establecimiento.
LLevar la trazabilidad significa que todo lo que produzcamos debe tener un número de lote y que cada vez que producimos algo debemos anotar los números de lote de los productos que consumimos. Esos productos serán inicialmente productos comprados a proveedores pueden ser producciones intermedias que realizamos internamente.
La trazabilidad nos debe permitir a partir de un número de lote de uno de nuestros productos identificar todos los números de lote de los productos que hemos consumido o producido internamente. Es lo que se denomina trazabilidad inversa y nos debe permitir en caso de problemas sanitarios en un producto poder identificar qué productos o procesos que hemos utilizado lo han generado y en consecuencia poder retirar ciertos productos con ciertos números de lote del mercado.
Recepción de mercancías
La recepción de las mercancías es el punto donde debemos registrar los números de lote de los productos que hemos comprado.
Cuando el proveedor a pesar de la obligatoriedad no nos proporciona los números de lote lo que hacemos es utilizar el número de albarán como número de lote.
Habitualmente cada producto que recibamos tiene un número de lote. Pero puede ocurrir que en una misma compra tengamos un producto con dos números de lote. En ese caso debemos anotar ambos.
En tSpoonLab localizamos la compra que vamos a recibir en la pantalla de inicio.
Una vez localizada la compra seleccionamos recibir. Marcamos todos los productos recibidos y anotamos los números de lotes
Estos productos recibidos más adelante se van a utilizar para realizar ciertas producciones y en esas producciones debemos anotar el número de lote de la compra. Es difícil cuando vamos al almacen identificar el número de lote de los productos. Igual estos producos ya no estan en su formato inical porque los hemos cambiado de recipiente o nos cuesta mucho tiempo localizarlos en el producto.
Para minimizar ese problema se aconseja que cuando hagamos la recepción se impriman etiquetas con un código QR para cada número de lote para que posteriormente tengamos una gestión más ágil. El número de etiquetas que imprimos para cada producto y número de lote depende de como realizemos el almacenaje y el posterior uso del producto. En algunos casos con una tendremos suficiente en otros nos interesara imprimir más.
Para imprimir las etiquetas en el pedido seleccionaremos la opción "imprimir etiquetas" e introduciremos el número que queremos imprimir
Producciones intermedias
Una producción intermedia es aquella que realizamos de forma interna y que más adelante vamos a utilizar en un producto final. Vamos a utilizar ingredientes y para cada una de ellos vamos a anotar el número de lote. Finalmente generaremos también un número de lote propio de la producción y la etiquetaremos
Para anotar los números de lote de los ingredientes podemos seleccionar pada cada ingrediente de forma manual o podemos introducirlo a traves de un lector de codigos QR.
Una vez finalizada la producción se genera nuestro número de lote y imprimimos las etiquetas que necesitemos.
Producciones finales
Del mismo modo realizamos las producciones de los productos finales anotando tanto los números de lotes de los ingredientes que utilicemos como los números de lote de los productos intermedios.
Expedición de los productos
De la misma forma que se exige que nuestros proveedores especifiquen el número de lote en los albaranes lo mismo ocurre con nuestros clientes. Debemos anotar los números de lote de los productos que enviamos. Si enviamos dos números de lote debemos anotar las cantidades enviadas de cada uno.
Este proceso se realiza desde la opción Enviar de la pantalla de ventas.
Ejercicios
Vamos a realizar todo el proceso desde la compra y la anotación de los números de lote hasta la producción y venta de los productos.
Crearemos un cliente y le asociaremos uno de nuestros productos fijando un precio de venta
Realizaremos una producción previa ya que siempre vamos a disponer de un stock para ese producto. Para ello añadiremos el producto en planificación y generaremos las compras
Haremos la recepción de las compras y anotaremos los números de lote. Para algún ingrediente anotaremos más de un número de lote.
Volvemos a la planificación y generamos las producciones. Realizamos la producción y anotamos los números de lotes de los ingredientes.
Finalmente recibimos un pedido de un cliente, vemos que disponemos de suficiente stock del producto para servirlo y realizamos la expedición/envio del mismo anotando el número de lote.