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Inventarios

Gestión de inventarios

Rafel Tugues avatar
Escrito por Rafel Tugues
Actualizado hace más de 2 meses

Inventario

Un inventario no  es más que un recuento de un almacén. Es decir de todos los productos que tenemos en el almacén apuntaremos las cantidades que hay de cada uno. Normalmente los inventarios se realizan coincidiendo con el cierre de mes, del trimestre o del año.

Para hacer un inventario debemos escoger el almacén y añadir un nuevo inventario. Nos pide la fecha y hora en que se realiza el recuento 

El recuento podemos realizarlo de dos formas

  1. Dentro de la aplicación presionando el botón "inicio" y anotando las cantidades. La aplicación nosmuestrala cantidad teórica que debe haber en el almacén y nosotrosanotamos la real. Sila cantidad teórica y la real no coinciden es que se ha producidouna desviaciónen el almacén. Ahi es donde debemos centrar nuestra atención en las desviaciones.Más adelante analizamos este tema

  2. También podemos exportar un fichero .xlsx. Introducir el inventario desde Excel o Libre Office e importarlo una vez finalizado. 

Entradas

Vamos a centrarnos primeramente en los ingredientes. Tenemos un almacén creado y le hemos añadido unos ingredientes. Cuando se produce la recepción de una compra de forma automática se genera una entrada en el almacén,

Recetas y elaboraciones

Cuando producimos una receta si lo registramos en la aplicación se generará una salida de los ingredientes consumidos segun el escandallo. Es decir, nos generará la salida teórica según hemos creado la recdeta. La realidad podría ser que se consumiera más o menos cantidad. Cuando a final de mes realicemos el inventario y veamos que la cantidad teórica  no se corresponde con la real uno de los posibles motivos de la desviación es que el plato esté mal escandallado.

Siguiendo el mismo principio generará una entrada por la cantidad producida de la elaboración en el almacén. En este caso si lo deseamos podemos anotar la cantidad real producida que muchas veces no coincidirá exactamente con la teórica.

Salidas desde ventas

Pero,  cómo damos salida del almacén a las elaboraciones?  Esta salida la generamos a través de las ventas.  Las ventas se pueden corresponder a facturas de venta para un centro de producción o se pueden vincular a través de ficheros .xlsx con la exportación de ventas de una TPV. 

Un plato se compone de ingredientes y también de recetas. Cuando vendemos un plato se genera una salida por la cantidad consumida. 


Otras opciones

Para cada producto de un almacén podemos ademas realizar otras acciones adicionales como

  • Mover una cantidad de producto entre almacenes. Dentro de nuesto centro de coste o hacia otro centro de coste

  • Podemos registrar que tiramos una cantidad de un producto caducado o de una receta que no ha salido bien

  • Podemos de forma manual generar entradas y salidas sin necesidad de generarlas desde compras, producciones o ventas

  • Podemos realizar un mini inventario para un producto en concreto introduciendo la cantidad real que hay de ese producto en el almacén.

Los productos que nos han generado merma y que tiramos y los mini inventarios que realizamos para un producto nos generan desviaciones de almacen que tenemos que tener en cuenta

Análisis de las desviaciones de los almacenes

Tal como hemos ido comentando a lo largo del artículo hay tres  puntos donde se detectan diferencias entre el valor teórico del almacén y el real. Son

  1. Cuando realizamos un inventario y anotamos la cantidad real 

  2. Cuando realizamos un mini inventario via la entrada directa para un producto en concreto

  3. Cuando se genera una merma y tiramos un producto

Hay que valorar económicamente estas desviacions y para cualquiera de los tres casos analizar que hacer para corregir estas situaciones.  

Los productos que tiramos se pueden corregir produciendo o comprando menos cantidades y teniendo una politica de FIFO (First in first out) en el almacén. Esta política lo que nos dice es que siempre tenemos que consumir primero del almacén aquellos productos mas antiguos.

Las diferencias en inventarios se pueden producir por muchos motivos pero los principales serian:

  1. Que no se estan escandallando bien los platos y las recetas. Las cantidades teóricas no se corresponden con las que utilizamos realmente

  2. Tenemos procesos de limpieza o despiece de ingredientes principalmente carnes y pescados que nos están generando más merma que la que contemplamos. 

  3. Se producen salidas de ingredientes que no quedan registradas. A veces se producen en la comida del personal o en movimientos entre almacenes de empresas del grupo.

Ejercicios

Vamos a escoger un plato que tenga una receta y algunos ingredientes. Lo añadimos a un cliente y fijamos un precio de venta.

Creamos un almacén "ingredientes" donde añadimos los ingrediente que lleve el plato y los que lleve la receta. Añadimos un almacen "elaboradaos" y añadimos la receta que lleva el plato

Realizamos un inventario de ambos almacenes anotando las cantidades que tenemos de inicio.

Compramos los ingredientes del plato a nuestos proveedores y observamos que al hacer la recepción estos productos entran en el almacén.

Producimos una cantidad de la receta que lleva el plato y vemos como nos genera la salida de ingredientes y la entrada de la receta.

Generamos una venta del plato seleccionado y vemos también como se refleja en el almacén de ingredientes y elaborados

Tiramos una cantidad de algunos ingredientes y finalmente realizamos un inventario.

Valoramos el importe total de las desviaciones que se han producido.



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