Según nuestras necesidades de producción y de venta y teniendo en cuenta nuestro stock generaremos pedidos a nuestros proveedores. Haremos la recepción de estos pedidos anotando el precio que nos figura en el albarán y las cantidades reales recibidas. En entornos con trazabilidad debemos apuntar también los números de lote de los productos recibidos.

Con el paso de los días nuestro negocio ira acumulando compras. Esta información es muy valiosa para el análisis y la toma de decisiones. Los volúmenes totales comprados de un producto en un periodo de tiempo nos pueden servir para negociar mejores condiciones con un proveedor o buscar proveedores alternativos. 

Al final lo que queremos conseguir es reducir nuestros costes intentando conseguir mejores precios con nuestros proveedores.

El Informe de compras es nuestro panel de control que nos indicará cuáles son los productos o proveedores qué debo analizar.

Lo primero es seleccionar mi periodo de análisis. Puedo analizar las compras por año, trimestre o por mes.
Cambien puedo querer centrarme sólo en alguna familia, por ejemplo carnes o en un proveedor en concreto.

Una vez seleccionados nuestros filtros obtenemos la siguiente información

En esta sección se muestra el total de compras según el filtro seleccionado. Nos permite ver a nivel temporal por semanas o meses el total de las compras y su evolución

Otra información interesante es como he repartido entre mis proveedores este gasto.
¿ Cuáles son los proveedores con más gasto? Esto me da una primera indicación de donde he de centrar mi atención

Lo realmente interesante es saber que cantidades he comprado de un determinado producto. Lógicamente aquellos productos que he comprado más cantidad son aquellos en que puedo tener más fuerza en mi negociación. En este apartado no nos vamos a fijar todavía en los precios de compra.

Como no podemos mezclar Kilogramos, con Litros, con Unidades seleccionaremos un filtro de unidad para que la comparación tenga sentido

Para cada uno de los productos nos indicara la cantidad comprada y como la hemos repartido entre nuestros proveedores

En este ejemplo vemos claramente que debemos centrar nuestra atención en el Atún y la Pechuga de pollo. Aunque tengamos también un volumen de compra importante para la Harina el precio de compra es muy bajo por lo que la repercusión total en nuestro gasto es menor.

Es interesante también no sólo saber la cantidad que he comprado sino cuanto dinero me he gastado.

Combinando ambos cuadros vemos con claridad que debemos centrar nuestros esfuerzos en el Atún y la Pechuga de pollo. La Harina que tenia también un volumen de compra elevado no nos representa una partida destacable de gasto (Debido al precio de compra)

Para negociar mejores precios con nuestro proveedor es más aconsejable basarnos en la cantidad comprada. Especialmente si queremos tantear proveedores alternativos. Es mejor llamar al proveedor A y preguntarle qué precio nos haría si le compramos tantos Kg de un producto. No podemos tantear a otro proveedor diciéndole que nos hemos gastado tanto dinero en un producto en concreto, no tiene mucho sentido.
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