Para poder calcular la rentabilidad de un evento tenemos que contemplar los ingresos y todos los gastos asociados al mismo.

Los ingresos acostumbran a ser un importe fijo por comensal y en algunas ocasiones se facturan también algunos extras.

De gastos tenemos los fijos y los variables. Los fijos son aquellos gastos de estructura
que tenemos independientemente de la cantidad de eventos que hacemos. Los
variables son aquellos gastos asociados directamente al evento. Entre los principales
destacaríamos:

   Comida
   Bebida
   Menaje
   Personal

Vamos a analizar en este documento los gastos generados de bebida.

Para un evento tenemos unos comensales y prepararemos un menú. Dicho menú será lo que se servirá. Los platos principales serán uno por comensal e igual añadimos un pequeño margen de seguridad (Haremos un 5% o un 10% más). En el aperitivo el comensal decide que quiere comer y que no. Tiene libertad para escoger, pero tenemos predefinido que a cada comensal le corresponde cada uno de los aperitivos.
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La bebida es diferente ya que nunca debe faltar. Además, nunca sabemos con
seguridad que tipo de bebida (refrescos, vino, cerveza) van a consumir más los
comensales. La estacionalidad también nos marcará si se consume más un tipo de
bebida o de otra. La nacionalidad también nos marcará los consumos.

Por tanto, debemos garantizar que no falte, pero debemos también contabilizar el
coste de los consumidos. Los pasos son los siguientes.

En la fase de presentación de la oferta debemos tener una previsión de consumos y su coste por pax. Para ello crearemos una plantilla de menú a la que asociaremos todas las bebidas por fase del evento. Por ejemplo, para el aperitivo asignaremos 1 refresco de cola, 1 botellín de agua, 0,3 botellas de vino blanco y 0,2 botellas de vino tinto, etc…crearemos también secciones para primeros, segundos y postres.

Esta plantilla de menú de bebida después la concretamos multiplicando por los pax
para el evento. Ahí tenemos nuestra previsión de gastos de bebida. Asociaremos
también los costes de comida, menaje y personal. Después editaremos ese menú y concretaremos la previsión en función de las variables que nosotros creemos pueden afectar al consumo. Estacionalidad, país de origen, tipo de evento, etc…

Generaremos las compras desde el menú y posteriormente comprobaremos que
tenemos en almacén antes de generar los pedidos. Debemos tener en cuenta todos los eventos que tenemos para la semana.
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Recibiremos las mercancias y estas entrarán en el almacén. 

Expedición

Finalmente generaremos la expedición de esa bebida anotando exactamente que cantidades salen de nuestro almacén y van al evento. Generaremos también una nota de entrega impresa para que nuestro maitre pueda comprovar que le llega todo lo previsto y podeer tener un control de los consumos y lo devuelto

El paso final es anotar que cantidad de bebida retorna del evento y generar su entrada en almacén. La diferencia entre la salida y la entrada de bebida nos dará el coste que tenemos que imputar al evento.

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