¿Cómo y por qué generar pedidos de compra a proveedores desde tus agrupaciones?
Si te preguntas cómo generar compras desde un menú o evento automatizando el aprovisionamiento de tu cocina, tspoonlab te permite transformar una agrupación (como un menú del día, catering o banquete) en pedidos reales dirigidos a tus proveedores, calculando las cantidades de materia prima cruda necesarias según el número de comensales (Pax) confirmados.
Al procesar las compras directamente desde el menú, evitas tener que revisar ingrediente por ingrediente de forma manual, optimizando los tiempos de gestión de tu departamento de compras y economato.
Requisitos previos para la automatización de pedidos
Para generar pedidos de forma masiva desde tu agrupación, asegúrate de que tu base de datos esté actualizada y tus escandallos sean correctos, para que el sistema asigne los ingredientes al proveedor adecuado, la cantidad de producto correcta, de forma automatizada.
📌 Nota: El sistema seleccionará el proveedor marcado como "Proveedor favorito" para cada producto. Si quieres cambiar un proveedor favorito, dirígete a la ficha del producto, y en la sección de proveedores, haz clic en el menú desplegable de los tres puntos en el proveedor elegido y selecciona la opción "Establecer como preferido".
Paso a paso para generar compras desde una agrupación
Para generar los pedidos a proveedores y aprovisionar tu cocina central o restaurante a partir de una de tus agrupaciones, sigue este procedimiento:
Dirígete a "Oferta" en la barra negra superior y haz clic en la sección "Agrupaciones" de la barra gris.
En el buscador que se despliega a la izquierda de la pantalla, localiza la plantilla de la agrupación que deseas activar y haz clic sobre ella para abrir su ficha.
Haz clic en el menú desplegable de los tres puntos situado dentro de la ficha de la agrupación justo a la derecha de la pantalla, y selecciona la opción "Generar pedido".
Al pulsar la opción de generar pedido, se abrirá una ventana emergente en el centro de tu pantalla:
Elige el nombre a generar del "Pedido" dentro de la sección "Compras", por ejemplo "Compras Boda Marco y Sofi". También puedes poner el nombre de la agrupación por defecto con el botón "Recuperar nombre del menú"
Selecciona en el calendario la fecha a realizar el pedido.
Corrige la cantidad de invitados al evento. Por defecto se seleccionará la cantidad de Pax confirmadas en la ficha de la agrupación. Si la agrupación base está configurada para 1 Pax, debes aquí poner el número real de comensales, para que el software multiplique de forma interna las cantidades teóricas de la receta por el número total de comensales (Pax) introducido en esta casilla.
Al confirmar la operación, tspoonlab agrupará de inmediato las materias primas crudas necesarias por cada proveedor. El software cerrará la ventana y enviará de forma automática estos listados en estado de "Pendiente de enviar" al módulo de "Compras". Dirígete al pedido generado y consolida cantidades antes de realizar el envío definitivo.
Tus pedidos ya están listos para ser enviados. Aprende cómo hacerlo en el artículo Genera y envía pedidos 🛒 en el apartado "Enviar pedido al proveedor".
Gestión de múltiples menús y días de entrega
Si tu modelo de negocio maneja múltiples tipos de agrupaciones simultáneas o requiere fraccionar las entregas de los proveedores en varios días de la semana, la mejor práctica recomendada es fraccionar la compra mediante la Planificación. Si tu proveedor entrega mercancía dos o tres veces por semana, genera primero la planificación de la jornada hacia el calendario de planificación. Desde allí, podrás mover manualmente las elaboraciones entre los días del calendario para consolidar y lanzar el pedido de compra únicamente con los ingredientes que necesitas recibir en cada entrega específica.
📌 Nota: Para más información sobre el módulo de "Planificación", accede al artículo de Planifica en el calendario desde agrupaciones 📅.
También puedes, desde agrupaciones, generar las compras para más de un evento en forma simultánea. Desde tspoonlab, recomendamos hacerlo desde Planificación, ya que de esta otra manera no se registrará de qué eventos provienen los pedidos. Si igualmente quieres generar pedidos para mas de un evento desde agrupaciones, sin pasar por planificación, sigue este paso a paso:
Dirígete a "Oferta" en la barra negra superior y haz clic en la sección "Agrupaciones" de la barra gris.
Haz clic en en el menú desplegable de los tres puntos que se encuentra al lado del buscador de agrupaciones y selecciona la opción "Seleccionar y generar pedido".
Se abrirá una ventana emergente donde podrás ver las agrupaciones, selecciona los eventos elegidos activando las casillas con el tic verde. Luego haz clic en "Generar pedidos"
Se generará en la sección de "Compras" un pedido con nombre genérico, con la fecha del día actual. Puedes cambiarle el nombre al pedido y la fecha accediendo al menú desplegable dentro de la ficha del pedido, y seleccionando la opción "Editar pedido".
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