Normalmente un establecimiento tiene varios almacenes que se determinan en función del espacio físico que disponemos y del tipo de conservación que realizamos en cada uno de ellos. Por norma general siempre tenemos un almacén de productos secos y uno o más de frescos. Estos últimos los podríamos dividir en Frutas y Verduras, Carnes, Pescados, Elaborados y congelados. Los productos secos muchas veces tambien nos interesa separarlos entre bebida y el resto. De todas formas cada local en función de su tipología y espacio físico tendrá una u otra división. En los casos de restaurantes con una carta de vinos y licores extensa también es aconsejable considerarlo.

Lo que siempre debemos intentar es tener lo mínimo y necesario en el almacén. En caso de que tengamos un almacén demasiado pequeño eso nos generará problemas de abastecimiento y en caso de tenerlo demasiado grande tenemos un dinero invertido en el que posiblemente podriamos utilizar en otros temas. Además en este último caso podriamos tener problemas de mermas provocadas por productos caducados que tenemos que tirar.  

Como cada almacén tiene una serie de productos podemos realizar una valoración económica del mismo basada en unos mecanismos que no analizaremos en este artículo. 

Para crear un almacén en tSpoonLab debemos ir a la pantalla de almacenes y añadir uno nuevo

Cuando creamos el almacén podemos diferenciar entre dos tipos: 

El siguiente paso es añadir los ingredientes uno a uno o por familias al almacén

El añadir los ingredientes de forma manual al almacén nos permite un mayor control. Igual nos interesa sólo controlar el almacén de ciertos productos de más coste y no de todos. Pero en caso de querer realizar un control más completo eso nos genera mucho trabajo. 

En tSpoonLab existe el concepto de almacenes por defecto. Existen tres tipos: de ingredientes, de recetas y de platos. Si un almacén lo marcamos como por defecto cuando alguna acción en la aplicación genere un movimiento sobre un producto si este no existe en ningún almacén se dará de alta de forma automática. A posteriori podemos mover un producto de un almacén por defecto a otro almacén si queremos.

Un inventario no  es más que un recuento de un almacén. Es decir de todos los productos que tenemos en el almacén apuntaremos las cantidades que hay de cada uno. Normalmente los inventarios se realizan coincidiendo con el cierre de mes, del trimestre o del año.

Para hacer un inventario debemos escoger el almacén y añadir un nuevo inventario. Nos pide la fecha y hora en que se realiza el recuento 

El recuento podemos realizarlo de dos formas

Vamos a centrarnos primeramente en los ingredientes. Tenemos un almacén creado y le hemos añadido unos ingredientes. Cuando se produce la recepción de una compra de forma automática se genera una entrada en el almacén,
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Cuando producimos una receta si lo registramos en la aplicación se generará una salida de los ingredientes consumidos segun el escandallo. Es decir, nos generará la salida teórica según hemos creado la recdeta. La realidad podría ser que se consumiera más o menos cantidad. Cuando a final de mes realicemos el inventario y veamos que la cantidad teórica  no se corresponde con la real uno de los posibles motivos de la desviación es que el plato esté mal escandallado.

Siguiendo el mismo principio generará una entrada por la cantidad producida de la elaboración en el almacén. En este caso si lo deseamos podemos anotar la cantidad real producida que muchas veces no coincidirá exactamente con la teórica.

Salidas desde ventas

Pero,  cómo damos salida del almacén a las elaboraciones?  Esta salida la generamos a través de las ventas.  Las ventas se pueden corresponder a facturas de venta para un centro de producción o se pueden vincular a través de ficheros .xlsx con la exportación de ventas de una TPV. 

Un plato se compone de ingredientes y también de recetas. Cuando vendemos un plato se genera una salida por la cantidad consumida. 

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Para cada producto de un almacén podemos ademas realizar otras acciones adicionales como

Los productos que nos han generado merma y que tiramos y los mini inventarios que realizamos para un producto nos generan desviaciones de almacen que tenemos que tener en cuenta

Tal como hemos ido comentando a lo largo del artículo hay tres  puntos donde se detectan diferencias entre el valor teórico del almacén y el real. Son

Hay que valorar económicamente estas desviacions y para cualquiera de los tres casos analizar que hacer para corregir estas situaciones.  

Los productos que tiramos se pueden corregir produciendo o comprando menos cantidades y teniendo una politica de FIFO (First in first out) en el almacén. Esta política lo que nos dice es que siempre tenemos que consumir primero del almacén aquellos productos mas antiguos.

Las diferencias en inventarios se pueden producir por muchos motivos pero los principales serian:

Ejercicios

Vamos a escoger un plato que tenga una receta y algunos ingredientes. Lo añadimos a un cliente y fijamos un precio de venta.

Creamos un almacén "ingredientes" donde añadimos los ingrediente que lleve el plato y los que lleve la receta. Añadimos un almacen "elaboradaos" y añadimos la receta que lleva el plato

Realizamos un inventario de ambos almacenes anotando las cantidades que tenemos de inicio.

Compramos los ingredientes del plato a nuestos proveedores y observamos que al hacer la recepción estos productos entran en el almacén.

Producimos una cantidad de la receta que lleva el plato y vemos como nos genera la salida de ingredientes y la entrada de la receta.

Generamos una venta del plato seleccionado y vemos también como se refleja en el almacén de ingredientes y elaborados

Tiramos una cantidad de algunos ingredientes y finalmente realizamos un inventario.

Valoramos el importe total de las desviaciones que se han producido.
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